EMPLOYABILITI SKILLS MODUL 9: MENGURUS AKTIVITI KERJA

1.      MEMAHAMI SKOP KERJA

·         Mengenalpasti tugasan yang akan dilakukan, kerja-kerja dan tanggungjawab yang diberikan adalah maklumat yang akan digunakan ketika menentukan tahap pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang diperlukan oleh seseorang individu dalam melaksanakan tugas yang memuasakan.

·         Aspek seterusnya yang perlu dikenalpasti ialah peralatan atau bahan yang akan digunakan, produk yang dihasilkan atau perkhidmatan yang diberikan.

2.      MENGENALPASTI  HASIL YANG DIKEHENDAKI DAN MASALAHNYA

·         Memikirkan hasil kerja yang penting dengan teliti serta mencatatnya.

·         Nyatakan apa dan bila hasil kerja itu hendak dicapai dengan jelas.

·         Elakkan meningkatkan tekanan kerja dengan mengelak daripada membuat terlalu banyak tugasan dalam satu masa.

·         Kenalpasti syarat dan sumber berkaitan adalah salah satu langkah yang diperlukan untuk mencapai matlamat. Hal ini dapat membantu anda untuk menyusun kerja dengan jayanya.

·         Mengenalpasti sumber yang diperlukan sangat penting sekiranya pihak lain memberi bantuan atau kerjasama untuk mencapai matlamat.

·         Produktiviti pekerja adalah penting untuk mengukur pencapaian kecekapan dan keberkesanan seorang pekerja dalam melaksanakan tugas.

·         Kehadiran adalah salah satu daripada produktiviti pekerja kerana pekerjaan sukar untuk dilaksanakan sekiranya terdapat pekerja yang tidak hadir.

·         Sikap menilai perlu ada dalam diri pekerja untuk menunjukkan perasaan seseorang tersebut.

·         Komponen kognitif adalah sikap yang merangkumi kepercayaan, pendapat, pengetahuan dan maklumat yang ada pada seseorang individu.

·         Komponen afektif pula adalah sikap yang melibatkan emosi dan perasaan. Perlu diingat istilah sikap selalunya hanya merujuk kepada komponen afektif.

·         Komponen tingkah laku pula merujuk kepada keinginan untuk berkelakuan dalam cara tertentu terhadap seseorang atau sesuatu.

3.      MEMAHAMI TEKNOLOGI ATAU KAEDAH YANG SESUAI

·         Apabila teliti sebuah organisasi dan bagaimana ia beroperasi ia merangkumi ribuan tugasan.

·         Tugasan ini digabung menjadi kerja-kerja yang lebih besar.

·         Setiap kerja tidak sepatutnya berkembang dengan sendirinya dan ia perlu dirangka dengan teliti supaya menepati permintaan yang sentiasa berubah.

ü  jika semua perkara di atas diambil kira , para pekerja akan bermotivasi untuk bkerja lebih kuat.

3.1.  Peluasan Kerja ( Job Enlargement )

·         Perancangan kerja menjadikan kerja-kerja lebih kecil dan khusus . Namun, kerja yang sangat focus dan khusus mewujudkan cabaran yang lebih besar untuk memotivasikan pekerja.

·         Peluasan kerja ialah salah satu usaha terawal untuk menyelesaikan masalah pengkhususan ialah dengan melibatkan peluasan kerja secara horizontal iaitu dengan menambah skop kerja dan bilangan tugasan.

·         Usaha-usaha yang dilakukan dalam peluasan kerja yang hanya menumpukan kepada perluasan tugasan tidak akan menghasilkan keputusan yang hebat kerana kebanyakan uasaha perluasan mempunyai sedikit cabaran dan kurang bermakna.

3.2. Pengayaan pekerjaan ( Job Enrichment )

·         Pendekatan lain dalam mereka bentuk pekerjaan yang bermotivasi ialah melalui peluasan kerja secara vertical iaitu dengan menambah tanggungjawab untuk merancang dan mentafsir.

·         Pengayaan pekerjaaan meningkatkan kefahaman dalam seseuatu kerja iaitu tahap kawalan seorang pekerja ke atas kerja yang mereka lakukan.

·         Pekerja dipertanggungjawab untuk melakukan beberapa tugasan yang sepatutnya dilakukan oleh pengurus mereka.

·         Pekerja dibenarkan untuk mengikut acuan sendiri dan penuh tanggungjawab. Walaupun pengayaan pekerjaan boleh meningkatkan kualiti output kerja serta motivasi dan kepuasan sendiri.

3.3 Model Ciri-ciri Kerja ( Job Characteristics Model/JCM )

·         Melalui rangka kerja ini, beberapa perkara dikenalpasti iaitu 5 ciri-ciri asas kerja, hubungan dan impak ke atas produktiviti, motivasi dan kepuasan pekerja.

·         Kepelbagaian Kemahiran

·         Tahap di mana suatu kerja yang memerlukan pelbagai aktiviti agar seorang pekerja dapat menggunakan kemahiran dan kebolehan yang berbeza.

·         Pengenalan Tugasan

·         Merujuk kepada satu hasil kerja yang lengkap dan boleh dikenalpasti.

·         Signifikan Tugasan

·         Merujuk kepada suatu kerja yang memberi impak yang besar dalam kehidupan dan kerja individu lain.

·         Autonomi

·         Merujuk kepada kerja yang memberikan seorang individu kebebasan sepenuhnya dan mampu membuat keputusan sendiri dalam mengatur jadual kerja dan menentukan prosedur yang akan digunakan untuk menyiapkan sesuatu kerja.

·         Maklum Balas

·         Satu tahap di mana pekerja mendapat maklum balas tentang prestasi kerja mereka berdasarkan hasil kerja yang dilakukan.

4.      MENETAPKAN KEUTAMAAN KERJA

Kenalpasti apa yang hendak dilakukan.

·         Dengan mengetahui apa yang perlu ditumpukan kita adakan dapat memastikan hasil kerja yang hebat. 3 perkara yang perlu ditumpukan iaitu menjelaskan minat anda, memahami kekuatan dan kelemahan anda serta mengenalpasti kerja anda dan apa yang diperlukan untuk mendapatkan hasil kerja yang hebat.

4.1. Melakukan apa yang anda minat

·         Tugas akan dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan sekiranya mengetahui dengan jelas apa yang anda suka dan tidak suka.

·         Sesetengah pekerjaan pasti mempunyai elemen yang rumit dan yang tidak menarik, oleh itu bahagian yang mempunyai elemen ini perlu dilakukan dengan sebaik mungkin.

4.2. Tumpukan kepada kekuatan diri

·         Cara untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan diri ialah dengan menjalankan analisi SWOT(strength/weakness/oppurtunities/threat).

·         Anda digalakkan untuk mendapatkan kerja yang sesuai dengan kekuatan diri dan kebolehan yang anda ada dan tidak menonjolkan kelemahan diri anda.

4.3. Memahami bagaimana untuk cemerlang dalam pekerjaan anda.

·         Mempunyai kesefahaman dengan majikan adalah cara terbaik untuk memastikan yang anda ada berada di landasan yang betul.

·         Tanyakan diri anda dengan soalan berikut

ü  Apakah halatuju pekerjaan tersebut?

ü  Apakah ukuran sebuah kejayaan?

ü  Apakah pencapaian yang luar biasa?

ü  Apakah keutamaan dan had waktu?

ü  Apakah sumber-sumber yang tersedia?

ü  Apakah kos yang diperuntukkan?

ü  Bagaimana ini boleh dikaitkan dengan individu lain?

ü  Apakah gambaran yang lebih luas untuk ruang kerja anda?

·         Anda akan tahu bagaimana untuk melakukan kerja anda dengan betul sekiranya anda mempunyai jawapan untuk persoalan diatas.

·         3 cara utnuk menentukan keutamaan kerja anda ialah

a)      Tumpukan kepada apa yang anda suka

b)      Menggunakan analisa SWOT untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahan anda. Ia membantu anda menggunakan kelebihan anda, meminimumkan kelemahan dan berada di landasan yang betul.

c)      Akhirnya, ia menerangkan bagaimana menerangkan kerja anda kepada majikan dan menumpukan untuk melakukan yang terbaik di bidang yang dianggap penting oleh majikan anda.

ü  Anda mampu bekerja dengan efisien sekiranya anda menumpukan kepada keutamaan yang tepat.

5.      TEKNIK PENGURUSAN MASA YANG EFEKTIF

·         Pengurusan masa bukan sahaja untuk menguruskan masa kita ia juga adalah mengenai pengurusan diri kita sendiri. Berkaitan dengan keutamaan, kawalan situasi kendiri dan penggunaan masa untuk mengubahtabiat yang suka membuang masa.

ü  Setiap perkara yang kita lakukan memerlukan masa.

ü  Sesetengah aktiviti dipengaruhi oleh eleman luaran seperti kewajipan terhadap keluarga dan tugas di tempat kerja.

ü  Ada aktiviti yang dipengatuhi oleh elemen dalaman seperti berbual di telefon, pengllibatan dalam persatuan atau projek atau hanya membuang masa.

·         Pengurusan yang baik.

ü  Tetapkan matlamat yang realistic yang boleh dicapai.

ü  Wujudkan keutamaan

ü  Bertanggungjawab penuh ke atas penggunaan dan penyalahgunaan masa.

·         Mengetahui setiap elemen penting ke atas agar anda memahami cabaran dalam pengurusan masa.

a)      Elakkan daripada mewujudkan situasi yang mustahil.

ü  Percubaan untuk bekerja 40 jam seminggu dan mengambil beban akademik 12 jam merupakan sesuatu yang mustahil.

ü  Mengkaji semula kewajipan dan tangungjawab luaran anda.

ü  Menilai setiap satu item secara realistic semasa anda menyedikan diri untuk jadual semester baru.

b)      Tentukan keutamaan anda

ü  Semasa pengurusan masa yang Berjaya bermula dengan perancangan.

ü  Gunakan calendar mingguan dan senarai “To Do” harian dan catatkan semua perkara yang anda ingin capai pada hari tersebut.

ü  ia juga untuk menetapkan keutamaan harian dan pastikan anda membuat senarai setiap pagi.

ü  Gunakan senarai ini agar anda dapat gambarkan apa yang anda mesti buat pada hari tersebut dan meletakan focus ke atas aktiviti harian anda.

·         Kelebihan pengurusan masa

ü  Menghapuskan penangguhan kerja

ü  Sentiasa berada dalam kawalan

ü  Mengurangkan tekanan

ü  Melengkapkan lebih kerja dan meningkatkan kejayaan

ü  Menikmati masa luang yang ada.

6.      TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI DALAM PEKERJAAN

6.1. Bertanggungjawab

·         Bertanggungjawab ialah jawatan yang ditetapkan untuk melengkapkan sesuatu tugasan.

·         Tanggungjawab yang digalas oleh seseorang pekerja terhadap organisasi:

a)      Memberikan yang terbaik dalam melaksanakan setiap tugasan yang diberikan.

b)      Mengetahui hadnya.

c)      Mengetahui objektif dan matlamat organisasi.

d)     Menghormati dan mematuhi ketua.

e)      Memahami bahawa ketua mempunyai hak untuk membuat keputusan.

f)       Setiap orang bertanggungjawab ke atas kejayaan organisasi.

6.2. Akauntabiliti

·         Akauntabiliti atau jawatan perlu dipertanggungjawabkan dalam memastikan yang ia dapat disiapkan mengikut masa dan ketetapan yang ditetapkan.

·         Tugas tersebut tidak semestinya dilakukan dengan sendiri.

·         Individu tersebut perlu mempunyai akauntabiliti dalam melaksanakan sesuatu tugasan.

a)      Melengkapkan kerja dengan tepat,difahami,dan tersusun

·         Sekiranya ingin Berjaya, anda perlu melengkapkan kerja dengan betul,boleh dibaca dan difahami tanpa kesalahan.

·         Kecuaiandalam membuat kerja akan merugikan syarikat.

·         Kualiti kerja akan menggambarkan kebolehan anda.

b)      Mengaku apabila melakukan kesilapan

·         Kesilapan akan menyebabkan kerja, masa dan usaha yang lebih untuk membetulkannya.

·         Anda perlu bertanggungjawab di atas kesilapan yang anda lakukan kerana ia dapat mengurangkan tekanan di kalangan rakan sekerja.

c)      Membetulkan kesilapan

·         Bersikap jujur adalah sangat penting dalam menjalankan tugas.

·         Jika berlakunya sikap tidak jujur, ianya akan menyebabkan kerugian berlaku apabila berlakunya pergaduhan diantara pekerja.

d)     Terima cadangan daripada penyelia untuk meningkatkan cara bekerja.

·         Menerima cadangan daripada orang lain dapat membantu anda dalam men inggkatkan cara bekerja.

e)      Menyelesaikan masalah atau mendapatkan bantuan untuk menyelesaikan masalah

·         Kemampuan untuk menyelesaikan masalah dan mengetahui bila untuk mendapatkan bantuan adalah penting kerana kedua-dua elemen ini:

o   Meningkatkan kepuasan kepada pelanggan

o   Memberi kepuasan kepada pelanggan

o   Membina kerjasama berpasukan dalam kalangan rakan sekerja

o   Menjimatkan duit syarikat.

f)       Mendapatkan maklumat tambahan apabila diperlukan

·         Jika mempunyai maklumat, anda dapat menyiapkan tugasan dengan baik.

·         Maklumat hendaklah didapatkan sebelum memulakan tugasan.

g)      Membuat penilaian ke atas kualiti kerja yang telah dilaksanakan.

·         Memeriksa kerja agar ia bebas daripada kesalahan  untuk memastikan kerja anda mengikut ketetapan atau melebihi ketetapan yang ditetapkan oleh syarikat.