EMPLOYABILITY SKILLS MODUL 11 : ANALISIS MAKLUMAT SERTA MENULIS MEMO DAN SURAT

1. Pengenalan

• Penganalisis maklumat boleh dibuat melalui mana-mana proses pembuktian dan pembaikan yang boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkan maklum balas dalam bentuk lembaran yang menyimpan maklumat tersebut.

2. Ciri-ciri penganalisis maklumat

• Mengumpul dan menyususn maklumat
• Menyelidik dan menganalisis maklumat
• Membentangkan maklumat

2.1. mengumpul dan menyusus maklumat

• Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai untuk dianalisa, ditafsir, dan disebar  berdasarkan kepada kehendak organisasi
• Maklumat yang disimpan oleh sesebuah organisasi boleh diakses dan ditafsir untuk ketepatan dan sesuai dengan kehendak organisasi yang telah ditetapkan.
• Kaedah mengumpul maklumat adalah boleh dipercayai dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien berdasarkan kehendak organisasi.
• Teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun dan memantau maklumat berdasarkan kehendak organisasi.
• Maklumat dikemaskini, diubahsuai, dijaga dan disimpan berdasarkan kehendak organisasi

2.2 menyelidik dan menganalisa maklumat

• Objektif kajian ditakrif dengan jelas dan konisten mengikut kehendak organisasi
• Data kajian yang digunakan adalah sah dan releven bagi tujuan penyelidikan
• Strategi penyelidikan adalah sesuai dengan kehendak kajian dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien
• Kaedah penganalisisan data boleh dipercayai dan sesuai dengan tujuan kajian
• Andaian yang digunakan dalam analisis adalah jelas, wajar dan konsisten dengan objektif kajian
• Kesimpulan disokong dengan bukti dan menyumbang kepada pencapaian objektif perniagaan

2.3. membentangkan maklumat

• Cadangan dan isu-isu yang dibentangkan dalam format yang sesuai, gaya dan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai
• Struktur dan format laporan yang jelas dan bersesuai dengan kehendak organisasi
• Hasil kajian dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi
• Maklum balas dan komen tentang kesesuain dan kecukupan dapatan yang diperoleh mengikutkehendak organisasi

3. jenis-jenis maklumat

• Memorandum

·        Memorandum atau memo merupakan sejenis komunikasi bertulis yang digunakan secara meluas sebagai komunikasi dalaman disesebuah pejabat. Ia boleh ditulis oleh:

1. seorang individu kepada individu yang lain.

2. satu jabata ke jabatan lain.

3. seorang individu kapada kakitangan di peringkat yang berbeza dalam sesebuah organisasi.

·        Tiada satu format memo yang diterima secara universal.

a) kepala memo

- perkataan memorandum atau memo diletakkan di bahagian tengah atas mukasurat. Nama organisasi diletakkan di atas perkataan memorandum atau memo ini

b) baris ‘kepada’ (the’to’ line)

- ini mengenalpasti penerima memo. Selalunya nama dan jawatan penerima dinyatakan. Jabatan juga boleh dinyatakan. Sekeping memo boleh dihantar kepada sekumpulan individu, sebgai contoh. “semua ketua jabatan”

c) baris ‘daripada’ ( the ‘form’ line)

- ini mengenalpasti pengirim memo. Maklumat yang sama seperti dalam perihal b) turut dinyatakan.

d) baris ‘tarikh’

- ia ditulis dalam dua cara

      i) 18 may 2013

      ii) may 18, 2013

e) baris perkara

- baris ini menyatakan tajuk bagi sekeping memo. Perlu diingatkan agar tajuk memo maestilah ringkas dan jelas.

f) baris bahagian ‘isi’

      i) perenggan 1 – pengenalan secara ringkas isi memo

      ii) perenggan 2 - -memberi maklumat terperinci

      iii) perenggan 3 – menerangkan secara jelas isi memo

g) tandatangan

- sekeping memo perlu ditandatangani oleh pengirim di akhir memo.

4. surat menyurat

·        Kebanyakan surat kepada perniagaan yang lain adalah permintaan untuk maklumat mengenai produk

4.1. bahagian utama surat

a) kepala surat

- Nama organisasi

-Alamat penuh organisasi

-Nombor untuk dihubungi

·        Untuk surat-menyurat ke luar Negara, kepala surat itu mesti mempunyai nama Negara, alamat telegram dan nombor teleks boleh disertakan. Selain ini menyertakan e-mel atau alamat laman utama.

b) alamat pengirim

·        Sekiranya surat ditulis oleh individu, alamat pengirim perlu disertakan. Ia perlu ditulis di bahagian atas sebelah kiri jika ia adalah memo rasmi atau sebelah kanan untuk memo tidak rasmi. Nama tidak perlu disertakan tetapi perlu disertakan di bawah tanda tangan.

c) rujukan

·        Nombor dan surat rujukan menghubungkan surat dengan individu atau jabatan yang berkenaan tanpa kelewatan.

d) tarikh

·        Ia boleh ditulis dalam dua cara:

o   18 may 2001

o   May 18, 2001

e) alamat penerima

·        Alamat penerima ditulis disebelah kiri di bawah tarikh. Baris pertama adalah nama penerima, jawatan atau nama organisasi.

f) baris ‘untuk perhatian’

·        Penggunaan ‘untuk perhatian’ adalah pilihan. Ia digunakan untuk mempercepat proses surat itu disampaikan kepada individu atau jabatan dalam organisasi. Apabila , ia digunakan, surat mestilah dialamatkan ke organisasi. Baris ‘untuk perhatian’ diletakkan di bawah alamat dalam surat. Nama perlu disertakan dengan gelaran ‘en,pn,tn dan lain-lain.

g) salutasi

·        Salutasi mesti sesuai dengan penerima.

h) baris perkaran

·        Baris perkara menunjukkan perihal isi surat. Ia ditulis di bawah salutasi dan di garis atau dihitamkan (bold)

i) tandatangan, nama dan jawatan

·        Nama penuh dan jawatan pengirim mesti ditulis dalam dua baris di bawah tandatangan.

j) lampiran

·        Apabila lampiran disertakan bersama surat, satu catatan perlu dituliskan di bawah jawatan. Bilangan lampiran juga perlu dinyatakan.

k) notasi ‘carbon copy’

·        Singkatan ‘CC’ ditulis di bawah jawatan (atau notasi lampiran). Ini bermakna salinan surat akan dihantar kepada orang yang disenaraikan di bawah ‘cc’

4.2. kualiti yang penting dalam penulisan surat perniagaan yang baik.

            a) menulis dengan tepat dan betul

            b) menulis secara ringkas dan tepat

            c) menulis dengan jelas

            d) menulis dengan sopan.

            e) menulis secara konsisten.

5. laporan

·        Kebiasaanya laporan adalah alat pengurusan. Matlamat apabila membangunkan laporan adalah untuk memberikan maklumat yang jelas dan mudah.

5.1. siapa yang memulakan penulisan laporan?

·        Laporan secara sukarela dibuat atas inisiatif  sendiri. Ia memerlukan maklumat yang lebih dan disokong oleh laporan yang disahkan serta disediakan atas arahan yang diterima.

5.2. perkara yang terkandung dalam sebuah laporan

·        Perbendaharaan kata dan format sebuah laporan ditntukan oleh perkara yang dilaporkan.

5.3. bilakah laporan disediakan ?

·        Laporan  rutin diserahkan secara berulang (harian, mingguan, bulanan, suku tahun atau setiap thun)

5.4. kemanakah laporan dihantar?

·        Kurang formal daripada laporan luaran akan dihantar kepada orang luar organisasi.

5.5. kenapa laporan disediakan ?

·        Laporan bermaklumat menunpukan kepada fakta. Disusun berdasarkan subtopic.

5.6. bagaimankah penerimaan pembaca?

·        Apabila pembaca bersetuju dengan kandungan laporan, bahan itu dikemukakan dengan jelas, bermula dengan idea utama (dapatan utama, kesimpulan dan cadangan).

5.7 bagaimanakah sebuah organisasi menggunakan lporan?

·        Memantau dan mengawal operasi

·        Membantu melaksanakan polisi dan prosedur

·        Mematuhi keperluan undang-undang dan peraturan

·        Mendapatkan perniagan dan dana yang baru

·        Mendokumentasi kerja yang dilakukan untuk klien

·        Membimbing keputusan atau isu tertentu